Arbeitgeber sind heute bereits durch das Nachweisgesetz verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich zu fixieren und ihren Mitarbeitern auszuhändigen. Diese gesetzliche Pflicht soll voraussichtlich ab 01.08.2022 durch gesetzliche Neuregelungen im Nachweisgesetz, die ihren Ursprung in einer europäischen Richtlinie haben, erweitert und erstmals auch mit einem Bußgeld sanktioniert werden. Bisher ist der entsprechende Gesetzgebungsprozess noch nicht abgeschlossen. Es dürfte aber davon auszugehen sein, dass sich an den bisher bekannten wesentlichen Eckdaten nicht mehr viel ändern wird. Was das für die Arbeitgeber und ihre Abläufe in der Arbeitsvertragserstellung und -verwaltung, insbesondere mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung bedeutet, beleuchtet der nachfolgende Beitrag.
Basierend auf einer EU-Richtlinie zu transparenten und vorhersehbaren Arbeitsbedingungen in der EU (RL (EU) 2019/1152), die bis zum 31.07.2022 in nationales Recht umgesetzt werden muss, sollen Arbeitgeber verpflichtet werden, ihren Arbeitnehmern die zukünftig erweiterten wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich mitzuteilen. Ziel dieser gesetzlichen Regelungen soll sein, die Arbeitsbedingungen zu verbessern, indem eine transparente und vorhersehbare Beschäftigung gefördert und zugleich die Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarktes gewährleistet wird. Dementsprechend arbeitet die Gesetzgebung derzeit mit Hochdruck an einem entsprechenden deutschen Gesetzestext. Geplant sind vor allem Änderungen im Nachweisgesetz („NachwG“), das auch jetzt schon Regeln dazu aufstellt, welche wesentlichen Arbeitsbedingungen der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern schriftlich mitteilen muss. Diese sollen zukünftig erweitert und vor allem bußgeldbewehrt werden.
Bisher schreibt das NachwG vor, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen, die in § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG aufgezählt werden, schriftlich mitzuteilen hat. Zukünftig sollen darüber hinaus im NachwG insbesondere folgende Neuerungen aufgenommen werden (vgl. Bundestagsdrucksache 20/1636):
- Angaben zur Vergütung von Überstunden sowie der Art der Auszahlung der Vergütung.
- Zusätzliche Nachweispflicht bzgl. der vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit bzgl. des Schichtsystems, des Schichtrhythmus und der Voraussetzungen für Schichtänderungen.
- Für Abrufarbeit nach § 12 TzBfG sollen zukünftig die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, die Ankündigungsfrist für den Abruf der Arbeit und die Referenztage und -stunden ebenfalls schriftlich festgehalten werden.
- Angaben darüber, ob und unter welchen Voraussetzungen Überstunden angeordnet werden dürfen.
- Mitteilungspflichten zu einem Anspruch auf vom Arbeitgeber auf anderweitiger Rechtsgrundlage bereitgestellte Fortbildungen.
- Sofern der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, soll er zukünftig dessen Name und Anschrift mitteilen müssen, es sei denn, der Versorgungsträger selbst muss dies schon tun.
- Angaben über das „bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren“. Dies soll mindestens das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage beinhalten.
- Bußgeldvorschriften, wenn der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen oder spätere Änderungen derselben nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt. Für jede Ordnungswidrigkeit soll eine Geldbuße von bis zu EUR 2.000,– verhängt werden können.
- Fristenregelungen; die Fristen, innerhalb derer der Arbeitgeber die Nachweise nach dem derzeitigen Gesetzesentwurf erbringen muss, werden zukünftig bei Neuverträgen stufenweise gesetzt. Einige der Angaben müssen sofort am ersten Arbeitstag, die übrigen bis spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses mitgeteilt werden. Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 (dem Tag des derzeit geplanten In-Kraft-Tretens) bestanden haben, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass ihm eine Niederschrift entsprechend der neuen gesetzlichen Vorgaben ausgehändigt wird. In diesem Fall des Verlangens muss der Arbeitgeber ihm die Niederschrift für einige genannte der Angaben innerhalb von sieben Tagen aushändigen und bzgl. der restlichen Angaben innerhalb eines Monats.
Außerdem sollen auch weitere Mitteilungspflichten bei einem Auslandsaufenthalt des Arbeitnehmers oder in Arbeitnehmerentsendungskonstellationen gelten.
Erhebliche Beachtung und Kritik seitens der Arbeitgeberinteressenvertretungen hat der Gesetzesentwurf dafür erfahren, dass weiterhin daran festgehalten wird, dass die Nachweispflichten des NachwG nur in Schriftform erfüllt werden können. Die elektronische Form bleibt nach wie vor ausdrücklich ausgeschlossen.
Das bedeutet, der Arbeitgeber kann zwar auch zukünftig in jeder beliebigen Form wirksame Arbeitsverträge mit seinen Mitarbeitern abschließen – mündlich, schriftlich, elektronisch usw. Aber seine Pflichten aus dem Nachweisgesetz erfüllt er – nach dem derzeitigen Gesetzesentwurf – nur mit einem schriftlichen Dokument, das von ihm eigenhändig unterschrieben ist und die gesetzlichen wesentlichen Vertragsbedingungen enthält. Sofern daher kein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen wurde oder dieser nicht alle wesentlichen Vertragsbedingungen enthält, ist der Arbeitgeber gezwungen, in gesonderter schriftlicher Form seinen Pflichten aus dem NachwG nachzukommen. Dies ist z.B. in Form eines separaten Informationsblattes möglich, das der Arbeitgeber einseitig aufsetzt und unterschrieben aushändigt. Anders als bisher regelt nun die vorgesehene Bußgeldvorschrift eine direkte gesetzliche Sanktionierung, wenn gegen die Form der Unterrichtung verstoßen würde. Die Beachtung der geplanten Gesetzesänderungen ist daher für Arbeitgeber von hoher Bedeutung. Die beabsichtigte Höhe von bis zu EUR 2.000,– Bußgeld in Kombination mit der wenigen Zeit für die Erfüllung der Nachweispflichten (grundsätzlich sofort bei Neuvertrag bzw. eine Woche ab Auskunftsverlangen) kann einige Brisanz bei der Umsetzung in der täglichen Praxis verursachen, vor allem, wenn das Gesetz tatsächlich, wie derzeit geplant, ab dem 01.08.2022 gelten soll.
Es bietet sich daher an, bereits jetzt vorsorglich entsprechende Vorbereitungen zu treffen. Dies beinhaltet sowohl die Überprüfung und ggf. Anpassung der Arbeitsvertragsmuster für Neuverträge ebenso wie das Vorhalten von Prozessen und die Vorbereitung von ergänzenden schriftlichen Informationsblättern für Bestandsarbeitsverhältnisse für den Fall, dass diese Mitarbeiter ein Auskunftsverlangen stellen. Die Arbeitsverträge selbst der Bestandsmitarbeiter müssen hingegen wegen des neuen NachwG nicht angepasst werden.
Das Gesetzgebungsverfahren ist bisher noch nicht abgeschlossen, weshalb noch kein endgültiger Gesetzestext vorliegt. Insofern ist abzuwarten, was endgültig als Regelung verabschiedet werden wird. Doch nach dem bisherigen Gesetzgebungsprozess und den erfolgten Änderungsvorschlägen dürfte nicht davon auszugehen sein, dass noch grundlegende Änderungen vorgenommen würden. Nach den derzeitigen Planungen der Bundesregierung soll das Gesetz so rechtzeitig verabschiedet werden, dass es möglichst ab dem 01.08.2022 in Kraft treten kann.
