Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) bringt eine Reihe Erleichterungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich: digitale Prozesse werden gefördert, der Verwaltungsaufwand reduziert und die Kommunikation vereinfacht. In unserem Blog haben wir bereits mehrfach über die mit dem BEG IV voranschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt berichtet.

Zum 1. Mai 2025 tritt ein weiterer – sehr praxisrelevanter – Bestandteil des BEG IV in Kraft. Der Gesetzgeber hat das Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) angepasst und damit die Formvorgaben gelockert: Statt der bislang erforderlichen Schriftform genügt künftig die Textform. Das betrifft sowohl die Inanspruchnahme von Elternzeit für Kinder, die ab dem 01. Mai 2025 geboren werden, als auch die Beantragung einer Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit sowie deren Ablehnung durch den Arbeitgeber.

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die gesetzlichen Änderungen und erläutern, wie sie sich in der Praxis auswirken – und vor allem, worauf Arbeitgeber jetzt besonders achten sollten.

I. Elternzeit

1. Inanspruchnahme der Elternzeit

Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf Elternzeit, wenn sie mit ihrem Kind in einem Haushalt leben, es selbst betreuen und erziehen, vgl. § 15 BEEG. Im Rahmen der Elternzeit besteht das Arbeitsverhältnis fort, während der Arbeitnehmer von seiner Arbeitsleistung freigestellt ist und auch nicht mehr vom Arbeitgeber vergütet wird.

Möchte ein Arbeitnehmer Elternzeit in Anspruch nehmen, ist eine förmliche Erklärung erforderlich, die dem Arbeitgeber spätestens sieben Wochen (bei Elternzeit bis zum dritten Lebensjahr des Kindes) bzw. dreizehn Wochen (bei Elternzeit zwischen dem vierten und dem achten Lebensjahr des Kindes) vor deren Beginn zugehen muss, § 16 Abs. 1 BEEG. Das Verlangen des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber zu akzeptieren – er kann die Elternzeit nicht ablehnen. Auf die Voraussetzungen und Fristen der Inanspruchnahme von Elternzeit wirkt sich die Gesetzesänderung insgesamt nicht aus.

2. Formerleichterungen für das Elternzeitverlangen

Neu ist allerdings die einzuhaltende Form bei der Inanspruchnahme von Elternzeit: Statt der bisher erforderlichen strengen Schriftform genügt nun ab dem 01. Mai 2025 die vereinfachte Textform. Obwohl sich die Begriffe auf den ersten Blick ähneln, gibt es einen wichtigen juristischen Unterschied – und der kann in der Praxis entscheidend sein.

Bislang mussten Arbeitnehmer die Elternzeit auf einem Schriftstück und damit in Papier verlangen, dieses eigenhändig unterschreiben und sodann persönlich oder auf dem Postweg an den Arbeitgeber übermitteln, § 126 Abs. 1 BGB. Andernfalls war die Erklärung unwirksam und die Elternzeit konnte nicht rechtmäßig beginnen. Künftig reicht es aus, wenn das Elternzeitverlangen in einer lesbaren Erklärung, in der der Arbeitnehmer genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird, § 126b BGB. Das bedeutet: Eine Originalunterschrift ist nicht mehr nötig. Daher genügt eine Kopie, ein Scan, ein Fax oder eben auch eine E-Mail. Genau hier hat der Gesetzgeber die Weichen in Richtung Digitalisierung und Vereinfachung gestellt.

II. Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit

1. Teilzeitanträge der Arbeitnehmer

Die Formerleichterung erstreckt sich ebenfalls auf die Beantragung einer Teilzeitbeschäftigung in der Elternzeit. Grundlegend gilt: Arbeitnehmer dürfen während der Elternzeit bis zu einem Umfang von 32 Wochenstunden in Teilzeit tätig sein, § 15 Abs. 4 BEEG. Die Teilzeitbeschäftigung kann beim bisherigen Arbeitgeber oder – mit dessen Zustimmung – bei einem anderen Arbeitgeber bzw. in Selbständigkeit erfolgen.

Bei entsprechendem Bedarf haben Arbeitnehmer die Teilzeitarbeit sowie die Verringerung ihrer Arbeitszeit und deren Verteilung bei ihrem Arbeitgeber zu beantragen. Infolge der Gesetzesänderung können auch diese Anträge ab dem 01. Mai 2025 in Textform gestellt werden.

2. Antragsablehnung durch den Arbeitgeber

Spiegelbildlich gelten die Formerleichterungen auch auf Arbeitgeberseite. Anders als beim Elternzeitverlangen steht es Arbeitgebern frei, Anträge auf Teilzeitbeschäftigung sowie auf Verringerung und Verteilung der Arbeitszeit während der Elternzeit zu prüfen und gegebenenfalls auch abzulehnen. Für die Ablehnung genügt künftig ebenso die Textform, d.h. eine schlichte E-Mail.

Im Übrigen fordert das BEEG aber nach wie vor, dass die Ablehnung fristgerecht und unter Angabe dringender betrieblicher Gründe, die der Teilzeitbeschäftigung entgegenstehen, erklärt wird. Daher gelten für die Ablehnung an sich weiterhin strikte Anforderungen, die einzuhalten sind.

III. Achtung: Stichtagsregelung führt zu Fehleranfälligkeit

So begrüßenswert die Gesetzesänderung auch ist, bleibt sie für Arbeitgeber nicht ohne Herausforderungen. Die Formerleichterungen gelten zwar grundsätzlich ab dem 01. Mai 2025, doch es findet sich eine wichtige Einschränkung in den Übergangsvorschriften des BEEG: Für Kinder, die vor dem Stichtag (01. Mai 2025) geboren wurden, gilt die alte Gesetzesfassung fort – inklusive Schriftformerfordernis, § 28 Abs. 1b BEEG. Je nach Geburtsdatum des Kindes gelten also unterschiedliche Formerfordernisse. In der Praxis ist damit ein gewisses Fehlerpotenzial verbunden.

Geht beim Arbeitgeber ein Teilzeitantrag von einem Arbeitnehmer ein, dessen Kind voraussichtlich nach dem 01. Mai 2025 geboren wird, genügt es, wenn schlicht per E-Mail kommuniziert wird. Zeitlich später kann dann allerdings der Antrag eines anderen Arbeitnehmers eingehen, dessen Kind bereits vor dem Stichtag geboren wurde. Bei dieser nachträglichen Beantragung von Teilzeit ist dann weiterhin die strengere Schriftform einzuhalten – sowohl für die Antragstellung als auch eine etwaige Ablehnung. Fazit für Arbeitgeber: Nicht nur das Datum der Antragstellung ist maßgebend – auch der Geburtstermin des Kindes ist zu berücksichtigen. Wer beides im Blick hat, wird Formfehler vermeiden und damit auf der sicheren Seite bleiben.

IV. Fazit und Praxishinweise

Insgesamt bedeutet die Einführung der Textform in Zusammenhang mit der Eltern(teil-)zeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine immense Erleichterung: Weniger Papierkram, schnellere Abwicklung, digitale Ablage. Letztlich bewirkt das Zeit-, Kosten- und Ressourcenersparnisse. Durch die bessere Nachweisbarkeit von Versand- und Zugangszeiten, gewinnt das Verfahren außerdem an Rechtssicherheit. In diesem Kontext empfehlen wir Arbeitgebern, bei der Ablehnung von Teilzeitanträgen per E-Mail stets eine elektronische Empfangsbestätigung einzuholen.

Unternehmen sollten außerdem prüfen, ob die internen Prozesse die Erfassung und Bearbeitung von Anträgen und Ablehnungserklärungen in Textform – idealerweise digital – ermöglichen. Ist das nicht der Fall, sind Unternehmen gut beraten, ihre Prozesse im Gleichschritt mit dem Gesetz zu digitalisieren. Angesichts der Stichtagsregelung sollten aber auch die bisherigen analogen Abläufe zur Wahrung der Schriftform nicht sofort eingestellt werden. Vorerst bleibt ein Nebeneinander beider Vorgehensweisen unumgänglich, bis der digitale Wandel sukzessive vollständig vollzogen werden kann.