Online-Gründung & Co.
1.Einleitung
Seit dem 1. August 2022 können Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaften (uG) nun auch online gegründet werden. Die erste Online-Gründung erfolgte noch am selben Tag. Während sich der Gründer dabei in Berlin aufhielt, befand sich der Notar in München.
Angetrieben wurde die dafür notwendige Gesetzesänderung durch die EU-Digitalisierungsrichtlinie ((EU) 2019/1151) vom 20. Juni 2019. Mittels der Richtlinie hat der europäische Gesetzgeber den Mitgliedsstaaten aufgetragen, digitale Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht einzuführen. Der deutsche Gesetzgeber ist der Vorgabe durch das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) nachgekommen. Noch bevor erste Praxiserfahrungen gesammelt werden konnten, hat der Gesetzgeber mit dem Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiREG) bereits weitere Digitalisierungsmaßnahmen auf den Weg gebracht.
Die Gesetzesänderungen bringen digitalen Schwung in das Gesellschaftsrecht und sollen Unternehmern und Rechtsanwendern viele Arbeitsprozesse erleichtern. Wir zeigen wichtige Neuerungen:
2. Online-Gründung ab August 2022
Wer eine GmbH gründen wollte, kam dazu bisher nicht um einen Gang zum Notar herum. Seit dem 1. August 2022 ist dieser Gang zum Notar nicht mehr zwingend erforderlich. Zwar bedarf es weiterhin einer notariellen Beurkundung. Nur kann diese nun auch in digitaler Form – über ein Videokommunikationssystem – erfolgen. Selbiges gilt für die notarielle Beurkundung von Gründungsvollmachten. Im DiRUG war das zunächst zwar nicht vorgesehen. Durch das DiREG hat der Gesetzgeber hier aber rechtzeitig nachgebessert.
Diese Neuerungen gelten vorerst allerdings nur für Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die das Stammkapital als Bareinlage erbringen. Sollen Sacheinlagen erbracht werden, ist weiterhin ein persönlicher Termin für die notarielle Beurkundung erforderlich. Eine Online-Sachgründung ist allerdings im DiREG vorgesehen und wird ab dem 1. August 2023 möglich sein.
Ebenfalls ab dem 1. August 2023 dürfen auch Verpflichtungen zur Abtretung von Geschäftsanteilen mit in den Gesellschaftsvertrag aufgenommen werden und im Online-Verfahren mitbeurkundet werden. Nicht formbedürftige Rechtsgeschäfte – beispielsweise einfache Stimmbindungsverträge – können bereits jetzt im Online-Verfahren mit beurkundet werden.
3. Ablauf des Online-Beurkundungsverfahrens
Die Durchführung der Online-Gründung hat zwingend über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer (§ 78p BNotO) zu erfolgen. Den genauen Verfahrensablauf hat der Gesetzgeber in den §§ 16 a ff. des Beurkundungsgesetzes geregelt:
a) Identifizierung
Nach der Anmeldung auf dem Portal der Bundesnotarkammer und der Auswahl eines – trotz Online-Verfahrens örtlich notwendigerweise zuständigen – Notars, muss sich der Gründer identifizieren. Die Nutzung eines Online-Ident-Verfahrens, welches etwa zur Eröffnung eines Bankkontos genutzt werden kann, reicht allerdings nicht aus. Vielmehr wird ein Ausweisdokument mit eID und zugehöriger PIN benötigt. Dies kann der Personalausweis, ein Reisepass oder etwa eine Unionsbürgerkarte sein. Ist die eID-Funktion des Personalausweises noch nicht freigeschaltet, kann dies online über die „AusweisApp2“ nachgeholt werden. Alternativ kann die Freischaltung bei dem zuständigen Bürgeramt erfolgen.
Die Identifizierung erfolgt durch Übermittlung des elektronischen Lichtbildes und weiterer persönlicher Daten. Eines gesonderten Kartenlesegeräts bedarf es hierzu nicht. Das Auslesen des Ausweisdokuments kann stattdessen mit Hilfe eines NFC-fähigen Smartphones und der Notar-App erfolgen.
b) Beurkundungsverfahren
Sobald die Identifizierung abgeschlossen ist, erfolgt die Verlesung der Urkunde. Ein weiterer Vorteil der Online-Beurkundung: Der verlesene Text wird dem Gründer parallel auf seinem Bildschirm angezeigt. Nach möglicher Beratung und Änderung des Dokuments erfolgt die Unterzeichnung durch Gründer und Notar per qualifizierter elektronischer Signatur. Auch hierzu bedarf es weder einer gesonderten Hard- noch Software. Unter Einbeziehung der persönlichen eID-Daten wird durch die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer ein elektronisches Zertifikat erstellt. Der Gründer muss lediglich die TAN eingeben, die ihm auf sein Smartphone übermittelt wird, und den Signaturvorgang durch die Auswahl des Buttons „signieren“ abschließen.
c) Handelsregisteranmeldung
Nach Abschluss der Online-Beurkundung übermittelt der Notar das Dokument an das Handelsregister. Der Gründer wird über sein Smartphone informiert, sobald die Eintragung im Handelsregister erfolgt ist.
4. Gemischte Beurkundung
Neben der reinen Online-Gründung, erlaubt das Beurkundungsgesetz auch eine gemischte Form der Beurkundung (§ 16e BeurkG), bei der nur einzelne Beteiligte digital „zugeschaltet“ werden. Diese gemischte Form bietet sich vor allem dann an, wenn auf eine persönliche Beratung nicht verzichtet werden soll, aber einzelne Beteiligte nicht in Reichweite sind.
5. Gesellschafterbeschlüsse via Smartphone & Co.
Nachgebessert hat der Gesetzgeber auch im Bereich der „Online-Versammlung“ in der GmbH.
Gesellschafterbeschlüsse, die keiner notariellen Form unterliegen, durften in der Regel schon vor der neusten Gesetzesänderung online gefasst werden, wenn dies im Gesellschaftsvertrag vorgesehen war. Nun wurde diese Möglichkeit durch den Gesetzgeber ausdrücklich in das GmbH-Gesetz aufgenommen (§ 48 Abs. 1 Satz 2 GmbHG). Die Beschlussfassungen selbst unterfallen nicht den vorstehenden Formanforderungen des Beurkundungsgesetzes. Sie können folglich auch per Smartphone, in Zoom-Meetings oder über andere digitale Kommunikationswege gefasst werden. Voraussetzung ist allerdings eine Zustimmung aller Gesellschafter in Textform – wozu auch eine einfache elektronische Signatur oder E-Mail ausreicht.
Auch wenn Gesellschafterbeschlüsse damit auch ohne entsprechende Satzungsregelung etwa via Smartphone gefasst werden können, gelten für die Einberufung zur Gesellschafterversammlung die bisherigen gesetzlichen Vorgaben.
6. Weitere Digitalisierung im Gesellschaftsrecht
Ebenfalls können seit dem 1. August 2022 Handelsregisteranmeldungen online beglaubigt werden (§ 12 HGB n.F., § 40a BeurkG n.F.). Anders als zunächst im DiRUG vorgesehen, gilt dies nicht nur für bestimmte, sondern für alle von § 12 HGB erfassten Rechtsträger. Zudem wurde selbiges für Anmeldungen zum Genossenschaftsregister geregelt. Anmeldungen zum Vereinsregister werden erst ab 1. August 2023 online möglich..
Ab August nächsten Jahres können dann auch einstimmige Beschlüsse über die Änderung des GmbH-Gesellschaftsvertrages im Online-Verfahren notariell beurkundet werden. Das gilt auch für die Übernahmeerklärung (§ 55 GmbHG) und die Anmeldung (§ 57 GmbHG) im Rahmen einer Kapitalerhöhung.
Relevante Änderung für Umwandlungsmaßnahmen gehen mit den Gesetzesänderungen bislang nicht einher. Der Gesetzgeber weist in der Begründung zum Gesetzesentwurf des DiREG jedoch darauf hin, dass zukünftig geprüft werden soll, ob das Online-Verfahren bei Mehrheitsbeschlüssen von Gesellschaftern, Anteilsübertragungen, der Gründung einer Aktiengesellschaft oder etwa Umwandlungsmaßnahmen Anwendung finden kann.
7. Kostenlose Handelsregisterauszüge
Zusätzlich hat Gesetzgeber Anpassungen im Registerrecht vorgenommen. Seit dem 1. August 2022 können Handelsregisterauszüge ohne Abrufgebühr und ohne vorherige Registrierung online abgerufen werden. Das gilt auch für Auszüge aus dem Vereinsregister oder dem Partnerschafts- und Genossenschaftsregister. Der Gesetzgeber entspricht damit den Vorgaben der EU-Digitalisierungsrichtlinie zur umfassenden kostenlosen Bereitstellung von Registerinformationen über das Europäische System der Registervernetzung.
Dies erleichtert nicht nur die Arbeit von Rechtsanwendern, sondern gibt auch Unternehmern und anderen Interessierten die Möglichkeit, sich über die Strukturen von Vertragspartnern kostenlos zu erkundigen.
Im Gegenzug hat der Gesetzgeber eine sogenannte Bereitstellungsgebühr eingeführt, die von den im Handelsregister eingetragenen Gesellschaften zu entrichten ist. Letztendlich kommt es damit zu einer Verschiebung der Kostenlast.
8. Fazit und Ausblick
Nach den jüngsten Gesetzesänderungen – wozu etwa auch das Gesetz zur Einführung der virtuellen Hauptversammlung zählt– ist der Gesetzgeber weiter auf dem digitalen Vormarsch.
Doch für wen lohnen sich die neuen digitalen Möglichkeiten? Einen Nutzen dürften die Online-Beurkundungen und Beglaubigungen vor allem für Unternehmen und Juristen bringen, die regelmäßig auf Dienste des Notars angewiesen sind. Für sie dürfte der Wegfall des bisher notwendigen Gangs zum Notar eine echte Zeitersparnis bringen.
Ob dies auch für Unternehmer gilt, die weniger Berührungspunkte mit dem Notar haben, bleibt abzuwarten. Jedenfalls, wenn es noch einer Freischaltung der eID bedarf, könnte der Gang zum Notar bevorzugt werden.
Bewähren sich die Online-Beurkundungen, dürfte eine weitere rasche Ausweitung der Online-Verfahren erfolgen. In technischer Hinsicht dürfte die Erweiterung aufgrund der nun bestehenden Systemvoraussetzungen keine Probleme bereiten. Mit Spannung ist zu erwarten, hinsichtlich welcher Rechtsakte eine weitere Digitalisierung erfolgen bzw. ermöglicht wird – insbesondere, ob zukünftig aufwendige Umwandlungsvorgänge im Online-Verfahren umgesetzt werden können.
Denkbar ist darüber hinaus, dass die digitalen Möglichkeiten auch über das Gesellschaftsrecht hinaus an Bedeutung gewinnen werden. Auf den ersten Blick scheint es denkbar, Notaren die Möglichkeit einzuräumen, ihr gesamtes Leistungsspektrum online anzubieten. Schließlich soll der Begründung zum Gesetzesentwurf des DiRUG zufolge durch die „neuen Formen des Beurkundungsverfahrens gewährleistet werden, dass Notarinnen und Notare als „Wächter der Privatautonomie“ auch in Zukunft ihre besondere Betreuungs-, Beratungs- und Gewährungsfunktion“ erfüllen können. Fraglich dürfte allerdings sein, ob gerade die Beratungsfunktion für juristisch unerfahrene Personen im Online-Verfahren dieselbe Qualität und Bedeutung hat. Während Unternehmen in der Regel ohnehin anwaltlich beraten werden, gilt dies für Privatpersonen oft nicht, sodass auch aus dem Grund hier eher Zurückhaltung geboten sein dürfte.
