In der heutigen Geschäftswelt werden Unternehmen nicht nur an ihren Produkten und Dienstleistungen gemessen. Immer stärker rücken moralische Wertvorstellungen in den Fokus. Vor allem Kunden und Geschäftspartner stellen hohe Erwartungen an Unternehmen, was ihre Verantwortung für das Gemeinwesen angeht.
Ein Verhaltenskodex (aus dem Englischen „Code of Conduct“) ist für jedes Unternehmen und jede Organisation ein wichtiger Bestandteil, um ein rechtskonformes, nachhaltiges und respektvolles Unternehmensumfeld zu schaffen. Die Einhaltung ethischer Grundsätze, verantwortungsvolles Handeln und die Beachtung der Gesetze sind nicht nur moralisch geboten, sondern auch rechtlich verpflichtend. Unternehmen, die hiergegen verstoßen, schädigen nicht nur ihren Ruf, sondern riskieren erhebliche finanzielle Strafen und rechtliche Konsequenzen.
Ein Code of Conduct ist ein Leitfaden für Unternehmen, mit dem sie sich selbst, ihre Mitarbeiter sowie unter Umständen ihre Geschäftspartner und Lieferketten zu bestimmten Werten und Praktiken verpflichten. Individuell zugeschnitten auf das eigene Unternehmen sollte der Code of Conduct verschiedene Themenbereiche abdecken, die von Umweltbelangen und Menschenrechten bis hin zu fairen Arbeitsbedingungen, Antikorruption und Datenschutz reichen. Etwa können Orientierungshilfen für den Umgang mit Kunden aufgestellt, der sorgfältige Schutz vertraulicher Informationen sowie Maßstäbe zur Behandlung von Interessenkonflikten geregelt werden.
Ein Verhaltenskodex bietet Mitarbeitern sowie seinen sonstigen Adressaten eine klare Anleitung, wie sie sich insbesondere in kritischen Situationen zu verhalten und ihr Handeln zu beurteilen haben; etwa, wenn einem Angestellten Gelder für die Erbringung von Gegenleistungen angeboten werden. Sofern der Code of Conduct ordnungsgemäß aufgestellt und implementiert wurde, sind dessen Regelungen verbindlich und ermöglichen eine Sanktionierung von Fehlverhalten.
Heute gehört es zum Standard, dass jedes größere Unternehmen über einen Code of Conduct verfügt. Aber auch für mittlere und kleine Unternehmen empfiehlt sich die Aufstellung eines Verhaltenskodex. Die Gründe hierfür sind vielzählig:
- Verbesserung der Reputation: Durch die Festlegung klarer Verhaltensnormen und die Stärkung einer offenen und ehrlichen Diskussion über rechtliche, soziale und nachhaltige Themen schützen und verbessern Unternehmen ihre Reputation. Unternehmen zeigen durch den Code of Conduct, dass sie sich verantwortungsvollem Handeln verschrieben haben. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen der Kunden, Investoren und Geschäftspartner zu gewinnen und aufrechtzuerhalten.
- Erforderliches Risikomanagement: In vielen Branchen sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, grundliegende Standards in Bezug auf Recht, Ethik und Verantwortung einzuhalten. Der Code of Conduct spielt eine wichtige Rolle bei der Reduktion von Unternehmensrisiken, insbesondere bei Fehlverhalten und Verstößen eigener Mitarbeiter gegen Gesetze oder interne Vorschriften. Auf diese Weise kann der Verhaltenskodex das Unternehmen vor etwaigen Sanktionen, Bußgeldern und Inanspruchnahmen schützen.
- Stärkung der Arbeitsbedingungen: Unternehmen, die sich einem Code of Conduct verpflichten, verbessern nachhaltig die Arbeitsbedingungen. Durch die Einhaltung hoher Standards etwa bei der Sicherheit am Arbeitsplatz, faire Löhne, angemessene Arbeitszeiten und dem Gesundheitsschutz wird sichergestellt, dass sich Mitarbeiter langfristig mit ihrem Unternehmen identifizieren und den Unternehmenserfolg im eigenen Interesse mit besten Kräften fördern.
- Schutz der Umwelt und nachhaltige Entwicklung: Ein Code of Conduct kann die Unternehmen und ihre Mitarbeiter verantworten, nachhaltiger zu wirtschaften und sich für Umweltbelange einzusetzen. Dies beginnt bei der Schonung von Ressourcen und reicht von einer Reduzierung des Stromverbrauchs bis zur Vermarktung umweltfreundlicher Produkte. Neben den positiven Effekten auf die Mitarbeiter und das Gemeinwohl erfolgen automatisch Kostenersparnisse und Gewinnsteigerungen auf Unternehmensseite.
Sofern der Verhaltenskodex klare und prägnante Richtlinien enthält, korrekt in die Unternehmensstrukturen implementiert und aktuell gehalten wird, stellt er ein wesentliches Instrument dar, um die Kultur des ethischen Verhaltens, der Integrität und des Respekts innerhalb des Unternehmens sowie gegenüber Kunden, Investoren und Geschäftspartnern zu fördern.
Allerdings sind bei der Erstellung eines Code of Conduct einige Fallstricke zu beachten. Beispielsweise führt die unzulässige Beschränkung der Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer zur Unwirksamkeit des Code of Conduct. Auch verpflichtet der Verhaltenskodex nicht von sich selbst heraus Mitarbeiter und Geschäftspartner, sondern wird erst durch eine ausdrückliche und rechtswirksame Bezugnahme in den entsprechenden Verträgen verbindlich. Das gesamte Team von Seitz berät und unterstützt sie gerne bei der Aufstellung, Implementierung oder Aktualisierung Ihres persönlichen Code of Conduct.
