Urlaubsansprüche erlöschen nicht automatisch

Das Bundesurlaubsgesetz enthält in § 7 Abs. 3 eine vermeintlich klare Regel: Urlaub, der bis zum Jahresende nicht genommen wurde, kann verfallen. Viele Arbeitgeber verlassen sich darauf und gehen davon aus, dass nicht genommene Urlaubstage mit dem 31. Dezember schlicht erloschen sind. Diese Annahme ist leider nicht zutreffend – jedenfalls dann, wenn der Arbeitgeber seinen Teil nicht getan hat.

Denn das Bundesurlaubsgesetz muss heute im Lichte europarechtlicher Vorgaben gelesen werden. Art. 7 der Europäischen-Arbeitszeit-Richtlinie schützt den Anspruch auf bezahlten Mindestjahresurlaub als grundlegendes Arbeitnehmerrecht. Gemäß der Rechtsprechung des EuGH stehen Regelungen, welche Urlaubsansprüche durch Zeitablauf erlöschen lassen, Art. 7 Arbeitszeit-RL nicht entgegen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Arbeitnehmer die tatsächliche Möglichkeit hatte, den ihm gem. Art. 7 Arbeitszeit-RL zustehenden Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Ob diese Möglichkeit bestand, liegt wesentlich in der Hand des Arbeitgebers. Das Bundesarbeitsgericht spricht insoweit von einer „Initiativlast“: Der erste Schritt muss vom Arbeitgeber kommen, nicht vom Mitarbeiter.

Was der Hinweis konkret enthalten muss

Inhaltlich bezieht sich die Mitwirkungsobliegenheit darauf, dass der Arbeitgeber „konkret“ und „in völliger Transparenz“ dafür zu sorgen hat, dass der Arbeitnehmer in der Lage ist, seinen Urlaub zu nehmen. Die Mitwirkung hat dabei zwei Bestandteile: Die rechtzeitige Aufforderung, den Urlaub zu nehmen, und die Information über die ansonsten eintretende Rechtsfolge des Verfalls. Dafür sind drei Punkte unerlässlich: Die Mitteilung sollte die konkrete Zahl der noch zustehenden Urlaubstage nennen, den Arbeitnehmer ausdrücklich auffordern, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen, und unmissverständlich darüber belehren, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird. Allgemeine Hinweise im Arbeitsvertrag, Aushänge am schwarzen Brett oder pauschale Intranet-Beiträge reichen dafür nicht aus. Der Hinweis muss den Mitarbeiter konkret und individuell erreichen.

Wann muss der Hinweis erfolgen?

Der Hinweis muss zusätzlich rechtzeitig erteilt werden, also so früh, dass dem Arbeitnehmer noch genügend Zeit bleibt, den Urlaub tatsächlich zu nehmen. Größtmögliche Rechtssicherheit bietet eine Information zu Beginn eines jeden Kalenderjahres. Früh im Jahr informiert, ist für das gesamte Jahr abgesichert und muss den Hinweis im Laufe des Jahres grundsätzlich nicht wiederholen. Das gilt allerdings nur für den laufenden Urlaub. Für etwaigen Resturlaub aus dem Vorjahr, der auf den 31. März des laufenden Jahres übertragen wurde, empfiehlt sich zu Jahresbeginn ein gesonderter Hinweis, der dieses abweichende Verfallsdatum ausdrücklich benennt.

Das LAG Köln zeigt: Wer informiert, ist geschützt

Das Landesarbeitsgericht Köln hatte im Januar 2024 einen Fall zu entscheiden, der zeigt, wie weit die Pflichten des Arbeitgebers reichen – und wo sie enden (LAG Köln, Urteil vom 24. Januar 2024 – 11 Sa 419/23).

Der Arbeitgeber hatte die Mitarbeiter mit einem Rundschreiben vom August 2019 darüber informiert, dass für den Erholungsurlaub ein Übertragungszeitraum bis zum 31. Dezember des Folgejahres gelte und der Urlaub verfalle, wenn er nicht rechtzeitig beantragt und genommen werde. Zusätzlich wurde ein Zeiterfassungssystem eingesetzt, aus dem jeder Beschäftigte jederzeit entnehmen konnte, wie viele Urlaubstage wann verfallen. Ein Mitarbeiter meinte jedoch, der Arbeitgeber hätte ihn auf einen Rechtsirrtum aufmerksam machen müssen – er war der Ansicht, während seiner widerruflichen Freistellung keinen Urlaub nehmen zu können, und hatte deshalb den Urlaub nicht beantragt.

Das Landesarbeitsgericht Köln wies diese Argumentation zurück. Den Arbeitgeber trifft im Arbeitsverhältnis keine allgemeine Beratungspflicht. Er war nicht verpflichtet, über den Hinweis auf den drohenden Verfall hinaus den Arbeitnehmer rechtlich zu beraten. Entscheidend war, dass der Arbeitnehmer durch das Rundschreiben und das Zeiterfassungssystem hinreichend informiert war, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen. Dass der Mitarbeiter einen Rechtsirrtum hatte und hartnäckig daran festhielt, fiel allein in seinen Risikobereich.

Form und Beweislast: Schriftlich ist Pflicht

Eine gesetzlich vorgeschriebene Form des Hinweises gibt es nicht. Da der Arbeitgeber im Streitfall aber beweisen muss, dass er den Hinweis tatsächlich erteilt hat, ist Textform dringend anzuraten. Je weiter sich die Unterrichtung von einem eigenständigen, in sich geschlossenen Schreiben entfernt, desto größer wird das Risiko, als intransparent zu gelten.

Wer noch andere Themen mit dem Hinweis verbindet, sollte zumindest für eine deutliche typografische Hervorhebung sorgen. Abstrakte Umschreibungen im Arbeitsvertrag oder die Ausgabe eines Merkblatts an die Belegschaft reichen nicht. Die Unterrichtung muss sich vielmehr auf einen ganz konkreten Urlaubsanspruch beziehen. Sie muss für jedes Kalenderjahr neu erfolgen und die Zahl der Urlaubstage beziffern, die dem einzelnen Arbeitnehmer im fraglichen Bezugszeitraum konkret zustehen.

Fazit

Der Urlaubsverfall ist kein Automatismus. Er setzt voraus, dass der Arbeitgeber seine Pflicht erfüllt hat. Die wichtigsten Punkte in der Übersicht:

• Hinweis individuell und schriftlich zu Beginn des Jahres erteilen.
• Konkrete Anzahl der noch zustehenden Urlaubstage nennen.
• Ausdrücklich zur rechtzeitigen Beantragung auffordern.
• Klar auf den Verfall bei Nichtnahme hinweisen.
• Den Nachweis dokumentieren und aufbewahren.
• Für übertragenen Resturlaub gesondert auf das Verfallsdatum (31. März) hinweisen.

Wer diese Punkte beachtet, steht am Jahresende auf der sicheren Seite und muss nicht fürchten, dass vermeintlich längst erledigte Urlaubsansprüche plötzlich wieder auftauchen.