Urlaubsregelungen finden sich in fast jedem Arbeitsvertrag und gehören zum Standardrepertoire. Trotzdem ist nicht selten zu beobachten, dass diese Klauseln ungünstig formuliert sind und im Fall der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses eine erhebliche Kostenfalle darstellen. Arbeitnehmer nehmen ihren Urlaub über Jahre hinweg nicht vollständig. Die so angesammelten Ansprüche sind bei einer Kündigung abzugelten, soweit sie bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nicht mehr genommen werden können.
Um eine kostspielige Abgeltung zu vermeiden, ist man gut beraten, sich rechtzeitig mit den rechtlichen Fallstricken bei der Ausgestaltung von Urlaubsklauseln zu beschäftigen.
Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin mit einem Bruttomonatsgehalt von 5.000 Euro und 30 Urlaubstagen – 20 gesetzlich vorgesehenen, zehn vertraglich vorgesehenen Tagen – nimmt über drei Jahre kaum Urlaub. Der Arbeitgeber weist nie auf den drohenden Verfall hin. Am Ende stehen 45 Resturlaubstage und über 10.000 Euro Urlaubsabgeltung im Raum. Vermeidbar wäre das über zwei einfache Hebel gewesen: Die Erfüllung der Hinweisobliegenheit und eine saubere Vertragsgestaltung mit Abgeltungsausschluss für den vertraglichen Zusatzurlaub (Mehrurlaub).
Gesetzliche Vorgaben
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist weitgehend zwingend. Jeder Arbeitnehmer hat hiernach im Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub von 24 Werktagen, ausgehend von einer 6-Tagewoche. Bei der in der Praxis üblichen Fünftagewoche entspricht dies 20 Urlaubstagen. Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten. Diese Pflicht ist zwingend und vertraglich nicht abdingbar.
Der Urlaub muss grundsätzlich auch im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen – und auch dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, sonst verfällt er. Was auf den ersten Blick arbeitgeberfreundlich klingt, hat die Rechtsprechung allerdings an strenge Voraussetzungen geknüpft: Der Urlaubsanspruch erlischt nur dann, wenn der Arbeitgeber zuvor seiner Hinweisobliegenheit nachgekommen ist – den Arbeitnehmer also konkret aufgefordert und klar darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird.
Wenn das alles zwingend ist – wo liegt dann überhaupt der Gestaltungsspielraum?
Die Antwort liegt beim Mehrurlaub. Die meisten Unternehmen gewähren längst mehr als die gesetzlich vorgegebene Anzahl an Urlaubstagen. Es entscheidet die Vertragsgestaltung darüber, ob Spielräume genutzt oder verschenkt werden.
Bei der Formulierung von Urlaubsregelungen im Arbeitsvertrag ist entscheidend, dass penibel darauf geachtet wird, den Mehrurlaub sprachlich und inhaltlich klar von dem gesetzlichen Urlaubsanspruch zu trennen – idealerweise in eigenständigen Absätzen. Zudem muss eine ausdrückliche Regelung zur Reihenfolge des Urlaubsverbrauchs mit aufgenommen werden. Zunächst soll daher der gesetzliche Mindesturlaub verbraucht werden, dann der Mehrurlaub. Das stellt sicher, dass im Fall einer Kündigung möglichst wenig abgeltungspflichtiger gesetzlicher Urlaub offensteht.
Denn wer beides in einer einheitlichen Klausel zusammenfasst, riskiert, dass auch der Mehrurlaub den zwingenden Vorgaben des BUrlG unterfällt und an dessen strengen Maßstäben gemessen wird.
Ist die Trennung sauber umgesetzt, eröffnet sich für den Mehrurlaub volle Vertragsfreiheit:
- Vereinbarung kürzerer Übertragungsfristen, die unabhängig von einer Hinweisobliegenheit des Arbeitgebers verfallen;
- Der vollständige Ausschluss einer Übertragung bei Langzeiterkrankung, soll ebenfalls nach allgemeiner Meinung zulässig sein;
- Keine Abgeltungsverpflichtung des Arbeitgebers bei nicht verbrauchtem Mehrurlaub.
Richtige Handhabung im laufenden Arbeitsverhältnis
Neben der Vertragsgestaltung ist die richtige Handhabung im laufenden Arbeitsverhältnis ein weiterer Hebel zur Vermeidung von Kosten durch Urlaubsabgeltung am Ende des Arbeitsverhältnisses.
Das BAG verlangt, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret und rechtzeitig auffordert, seinen Urlaub zu nehmen und klar darauf hinweist, dass dieser andernfalls verfällt. Ein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag reicht allein regelmäßig nicht aus.
In der Konsequenz bedeutet das: Arbeitgeber sollten ihre Arbeitnehmer individuell und in Textform auffordern, ihren Urlaub zu nehmen – unter Angabe des noch bestehenden Resturlaubsbestands. Der Hinweis muss so rechtzeitig erfolgen, dass der Arbeitnehmer den Urlaub unter Berücksichtigung seiner Wünsche und betrieblicher Belange noch tatsächlich nehmen kann.
Fazit und Praxishinweise
Das im Eingangsbeispiel aufgezeigte Risiko von Urlaubsabgeltungsansprüchen kann durch eine konsequente und klare Trennung von gesetzlichem Urlaub und vertraglichem Mehrurlaub in den Arbeitsverträgen erheblich minimiert werden. Wer dann noch die Arbeitnehmer jährlich individuell und rechtzeitig auffordert, ihren Urlaub zu nehmen, und auf den Verfall hinweist, vermeidet böse Überraschungen bei jeder Kündigung.
Drei Regeln für die Praxis
- Gesetzlichen Mindesturlaub und Mehrurlaub im Arbeitsvertrag klar trennen – sprachlich sauber, in getrennten Absätzen und mit eigenständigen Regelungen zum Verfall und zur Abgeltung.
- Die Verbrauchsreihenfolge der Urlaubsansprüche regeln und vereinbaren, dass genommener Urlaub zunächst auf den gesetzlichen Mindesturlaub angerechnet wird.
- Die Hinweisobliegenheit rechtzeitig, individuell und schriftlich erfüllen – denn nur so verfällt der gesetzliche Mindesturlaub tatsächlich.
Urlaubsklauseln im Arbeitsvertrag – Fallstricke vermeiden, Gestaltungsspielräume nutzen
Urlaubsregelungen finden sich in fast jedem Arbeitsvertrag und gehören zum Standardrepertoire. Trotzdem ist nicht selten zu beobachten, dass diese Klauseln ungünstig formuliert sind und im Fall der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses eine erhebliche Kostenfalle darstellen. Arbeitnehmer nehmen ihren Urlaub über Jahre hinweg nicht vollständig. Die so angesammelten Ansprüche sind bei einer Kündigung abzugelten, soweit sie bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nicht mehr genommen werden können.
Um eine kostspielige Abgeltung zu vermeiden, ist man gut beraten, sich rechtzeitig mit den rechtlichen Fallstricken bei der Ausgestaltung von Urlaubsklauseln zu beschäftigen.
Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin mit einem Bruttomonatsgehalt von 5.000 Euro und 30 Urlaubstagen – 20 gesetzlich vorgesehenen, zehn vertraglich vorgesehenen Tagen – nimmt über drei Jahre kaum Urlaub. Der Arbeitgeber weist nie auf den drohenden Verfall hin. Am Ende stehen 45 Resturlaubstage und über 10.000 Euro Urlaubsabgeltung im Raum. Vermeidbar wäre das über zwei einfache Hebel gewesen: Die Erfüllung der Hinweisobliegenheit und eine saubere Vertragsgestaltung mit Abgeltungsausschluss für den vertraglichen Zusatzurlaub (Mehrurlaub).
Gesetzliche Vorgaben
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist weitgehend zwingend. Jeder Arbeitnehmer hat hiernach im Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub von 24 Werktagen, ausgehend von einer 6-Tagewoche. Bei der in der Praxis üblichen Fünftagewoche entspricht dies 20 Urlaubstagen. Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten. Diese Pflicht ist zwingend und vertraglich nicht abdingbar.
Der Urlaub muss grundsätzlich auch im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen – und auch dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, sonst verfällt er. Was auf den ersten Blick arbeitgeberfreundlich klingt, hat die Rechtsprechung allerdings an strenge Voraussetzungen geknüpft: Der Urlaubsanspruch erlischt nur dann, wenn der Arbeitgeber zuvor seiner Hinweisobliegenheit nachgekommen ist – den Arbeitnehmer also konkret aufgefordert und klar darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird.
Wenn das alles zwingend ist – wo liegt dann überhaupt der Gestaltungsspielraum?
Die Antwort liegt beim Mehrurlaub. Die meisten Unternehmen gewähren längst mehr als die gesetzlich vorgegebene Anzahl an Urlaubstagen. Es entscheidet die Vertragsgestaltung darüber, ob Spielräume genutzt oder verschenkt werden.
Bei der Formulierung von Urlaubsregelungen im Arbeitsvertrag ist entscheidend, dass penibel darauf geachtet wird, den Mehrurlaub sprachlich und inhaltlich klar von dem gesetzlichen Urlaubsanspruch zu trennen – idealerweise in eigenständigen Absätzen. Zudem muss eine ausdrückliche Regelung zur Reihenfolge des Urlaubsverbrauchs mit aufgenommen werden. Zunächst soll daher der gesetzliche Mindesturlaub verbraucht werden, dann der Mehrurlaub. Das stellt sicher, dass im Fall einer Kündigung möglichst wenig abgeltungspflichtiger gesetzlicher Urlaub offensteht.
Denn wer beides in einer einheitlichen Klausel zusammenfasst, riskiert, dass auch der Mehrurlaub den zwingenden Vorgaben des BUrlG unterfällt und an dessen strengen Maßstäben gemessen wird.
Ist die Trennung sauber umgesetzt, eröffnet sich für den Mehrurlaub volle Vertragsfreiheit:
- Vereinbarung kürzerer Übertragungsfristen, die unabhängig von einer Hinweisobliegenheit des Arbeitgebers verfallen;
- Der vollständige Ausschluss einer Übertragung bei Langzeiterkrankung, soll ebenfalls nach allgemeiner Meinung zulässig sein;
- Keine Abgeltungsverpflichtung des Arbeitgebers bei nicht verbrauchtem Mehrurlaub.
Richtige Handhabung im laufenden Arbeitsverhältnis
Neben der Vertragsgestaltung ist die richtige Handhabung im laufenden Arbeitsverhältnis ein weiterer Hebel zur Vermeidung von Kosten durch Urlaubsabgeltung am Ende des Arbeitsverhältnisses.
Das BAG verlangt, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret und rechtzeitig auffordert, seinen Urlaub zu nehmen und klar darauf hinweist, dass dieser andernfalls verfällt. Ein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag reicht allein regelmäßig nicht aus.
In der Konsequenz bedeutet das: Arbeitgeber sollten ihre Arbeitnehmer individuell und in Textform auffordern, ihren Urlaub zu nehmen – unter Angabe des noch bestehenden Resturlaubsbestands. Der Hinweis muss so rechtzeitig erfolgen, dass der Arbeitnehmer den Urlaub unter Berücksichtigung seiner Wünsche und betrieblicher Belange noch tatsächlich nehmen kann.
Fazit und Praxishinweise
Das im Eingangsbeispiel aufgezeigte Risiko von Urlaubsabgeltungsansprüchen kann durch eine konsequente und klare Trennung von gesetzlichem Urlaub und vertraglichem Mehrurlaub in den Arbeitsverträgen erheblich minimiert werden. Wer dann noch die Arbeitnehmer jährlich individuell und rechtzeitig auffordert, ihren Urlaub zu nehmen, und auf den Verfall hinweist, vermeidet böse Überraschungen bei jeder Kündigung.
Drei Regeln für die Praxis
- Gesetzlichen Mindesturlaub und Mehrurlaub im Arbeitsvertrag klar trennen – sprachlich sauber, in getrennten Absätzen und mit eigenständigen Regelungen zum Verfall und zur Abgeltung.
- Die Verbrauchsreihenfolge der Urlaubsansprüche regeln und vereinbaren, dass genommener Urlaub zunächst auf den gesetzlichen Mindesturlaub angerechnet wird.
- Die Hinweisobliegenheit rechtzeitig, individuell und schriftlich erfüllen – denn nur so verfällt der gesetzliche Mindesturlaub tatsächlich.
