I. Einleitung: Was sind die Ziele der Digitalisierung
Die Digitalisierung hat auch im Bereich von Merger & Acquisitions zu Veränderungen geführt. Unternehmen führen Transaktionen anders durch als noch vor wenigen Jahren. Verlässlichkeit, Schnelligkeit und Effizienz sind immer wichtigere Güter in großen wie kleinen Deals. Besonders im Bereich der Due-Diligence ist ein Trend hin zu einer moderneren, digitalisierten Vorgehensweise zu erkennen. In diesem Beitrag soll zunächst beschrieben werden, welche Hoffnungen auf der Digitalisierung des M&A Prozesses ruhen, aber auch welche Nachteile sie mit sich bringen kann. Danach werden einzelne digitale Anwendungen konkret vorgestellt und beleuchtet. Ein weiterer Schwerpunkt dieses Beitrags ist die datenschutzrechtliche Bewertung digitaler Anwendungen im M&A Prozess. Die Ausführungen befassen sich hauptsächlich mit dem Bereich der Due Diligence, lassen sich aber auch auf andere Phasen des M&A Prozesses übertragen.
II. Hoffnungen: Wo wollen wir hin mit der Digitalisierung
Das Hauptziel einer Due-Diligence Prüfung muss sein, dass alle zur Verfügung gestellten Unterlagen ausgewertet und verarbeitet werden. Aufgrund der außerordentlichen Menge an Informationen ist die Erreichung dieses Ziel häufig nicht mehr als eine Utopie. Weil aber jede noch so versteckte Information von erheblicher Bedeutung für den Käufer sein könnte, ist die größte Hoffnung, die in die Verwendung digitaler Anwendungen gesetzt wird, die Verbesserung der Qualität des Due-Diligence Prozesses. Eine umfassendere Analyse der Daten beugt nicht nur Risiken beim Unternehmenskauf vor, sondern verbessert auch die spätere Integration des gekauften Unternehmens. Außerdem bedeutet Digitalisierung regelmäßig, dass Prozesse schneller und günstiger durchgeführt werden können. Beiden Aspekten kommt im M&A Prozess eine bedeutende Rolle zu.
Auf der anderen Seite ist zu beachten, dass in diesem komplexen Themenbereich die Verwendung digitaler Anwendungen natürlich auch eine gewisse Einarbeitungszeit bedeutet. Daher ist davon auszugehen, dass sich der Wunsch nach einem schnelleren und günstigeren Vorgang noch nicht bei der ersten Transaktion erfüllen wird, aber – aus unserer Erfahrung – unmittelbar danach.
Natürlich fällt es der KI schwer, „soft values“ (z.B.: „wie ist der Kontakt zu Kunden?“) zu überprüfen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Werte identifiziert werden, die nicht im Rahmen der Digitalisierung prüfbar sind, sodass für diese Aspekte traditionell auf eine menschliche Überprüfung zurückgegriffen werden kann. Vollständig digitalisiert wird der M&A Prozess somit wohl auch in Zukunft nicht ablaufen.
III. Konkrete Möglichkeiten zur Optimierung des Prozesses
Aktuell lassen sich die Möglichkeiten digitaler Anwendungen schwerpunktmäßig in zwei Gruppen unterteilen. Zunächst gibt es Anwendungen im Datenraum selbst. An dieser Stelle sind Anwendungen zum Verwalten des Datenraums (bspw. Zuweisung und Bewertung von Dokumenten), die oberflächliche Analyse der Dokumente (bspw. Identifizierung von Themen für bestimmte DD-Teams) sowie integrierte smarte Add-ons (teilweise AI-gestützte Tools) zu nennen. Daneben treten Tools von Anbietern zur Prüfung von Dokumenten mit einer hohen Komplexität (bspw. Sprache, rechtliche Einbettung) oder Verwertung der Ergebnisse in einer Modellierung, einem DD-Report oder dem Kaufvertrag.
1. Anwendungen zur Vereinfachung der Datenanalyse
Schon länger verwendet werden Anwendungen zur Vereinfachung der Datenanalyse bei der Due-Diligence. So kann eine Texterkennungssoftware genutzt werden, um Text in gescannten Dokumenten zu extrahieren. Dadurch werden diese Dokumente durchsuchbar und die Überprüfung erleichtert. Außerdem kann eine Datenextraktionssoftware verwendet werden, um bestimmte Informationen aus Dokumenten zu extrahieren (bspw. Finanzdaten aus Jahresabschlüssen). Ebenfalls regelmäßig verwendet wird in diesem Zusammenhang Datenklassifizierungssoftware. Mit Hilfe dieser Software werden die zur Verfügung gestellten Dokumente kategorisiert, was ebenfalls die Analyse der Dokumente vereinfacht und beschleunigt.
2. Automatisierte Analyse: ein Schritt weiter
Es soll in Zukunft nicht bei Anwendungen zur Vereinfachung der Analyse bleiben. Vielmehr soll die Analyse fast ausschließlich durch KI durchgeführt werden. Hierbei wird die KI eingesetzt, um die hochsensiblen Daten zu überprüfen und zu verarbeiten. Der Erwerber steht dann im Ergebnis lediglich die Auswertung und Stellungnahme der KI zur Verfügung, ohne dass er Zugriff auf die Daten selbst hat. Dadurch werden rechtlichen und geschäftspolitischen Erwägungen zur Bereitstellung von Daten besser gerecht. Insbesondere zu nennen sind an dieser Stelle die Themen Gun-Jumping (Kartell- und Außenwirstchaftsrecht), Datenschutzrecht sowie das geschäftspolitische Interesse des Veräußerers an der Vertraulichkeit der Daten. All diese Ziele können (perspektivisch) durch Einschaltung von KI besser und umfangreicher erreicht werden. Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit, den Konflikt der widerstreitenden Interessen zwischen Offenlegung und Durchsicht der Dokumente in einer für beide Seiten zufriedenstellenden Art aufzulösen.
3. Optimierungspotential im späteren Verlauf des Prozesses („Road to Signing/Closing“)
Auch im späteren Verlauf eines M&A Prozesses – bei der Road to Signing/Closing – bietet eine fortschreitende Digitalisierung Optimierungsmöglichkeiten. Einerseits können die Informationen aus der Due Diligence in den Kaufverträgen verarbeitet werden, beispielsweise im Rahmen von Garantien und Freistellungen. Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Verarbeitung der Daten für die post-merger Integration. Hier zeigt sich insbesondere, dass die Transitional Service Agreements inhaltlich enger und zeitlich kürzer werden. Dies liegt daran, dass es durch die Verknüpfung der Daten durch die KI für beide Parteien besser möglich ist, durch Modellierung festzulegen, wie lange die andere Partei noch benötigt wird und ab wann eine selbstständige Geschäftsfortführung möglich ist. Andererseits bietet die besser ausgewertete Datenmenge weitergehende Möglichkeiten zur Bildung von Synergien, sowohl bei der Konsolidierung von Sourcing & Sales als auch bei der Reorganisation von Mitarbeitenden.
4. Datenschutz: Warum digitaler datenschutzrechtlich besser ist
Die Verwendung von digitalen Anwendungen im M&A Prozess lösen auf den ersten Blick datenschutzrechtliche Zweifel aus, geht es doch um die Auswertung hochsensibler Daten. Bei näherem Hinsehen zeigt sich jedoch, dass die fortschreitende Digitalisierung dieses Prozesses aus datenschutzrechtlicher Sicht zumindest neutral, wenn nicht sogar positiv zu bewerten ist. Zu unterscheiden sind an dieser Stelle die datenschutzrechtliche Bewertung im M&A Prozess und die Bewertung post-merger. Während des Prozesses führt die Verwendung von digitalen Anwendungen zu keiner relevanten Neubewertung des Vorgangs aus datenschutzrechtlicher Sicht. Natürlich bedarf es für die Verarbeitung der sensiblen Daten einer Rechtsgrundlage. Dies gilt jedoch auch bei einem M&A Prozess, in welchem der Begriff „Datenraum“ noch wörtlich genommen wird und massenweise Aktenordner durchleuchtet werden müssen. In beiden Fällen ergibt sich die Rechtsgrundlage regelmäßig aus dem wirtschaftlichen Interesse an der vollständigen Aufarbeitung der zur Verfügung gestellten Daten. Daneben bietet die Möglichkeit der Anonymisierung oder Pseudonymisierung einen Weg, um umfangreicheren Datenschutz zu gewähren.
Besondere Vorteile für den Datenschutz kann die Verwendung digitaler Anwendungen für den post-merger Zeitraum mit sich bringen. Ausgangspunkt dieser Überlegung ist, dass es zu einer besseren und schnelleren Datenintegration kommt. Dadurch kann eine Dopplung von Dokumenten verhindert und somit ein Hauptziel des Datenschutzes, die Datenminimierung, erreicht werden. Durch die Verwendung lediglich eines IT-Systems kann die Datensicherheit erhöht werden. Werden mehrere IT-Systeme nebeneinander genutzt, so zeigt sich regelmäßig, dass zumindest das System, welches in der Zukunft noch wegfallen soll, nicht mit der gleichen Sorgfalt betrieben wird, wie das Zielsystem und dadurch gegebenenfalls unsicherer wird. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist, dass die Übernahme von IT-Systemen im Käuferunternehmen Mitbestimmungsrechte auslösen. Auch hier kann es somit Vorteile mit sich bringen, wenn es im M&A Prozess bereits zu einer vollständigen Datenintegration gekommen ist und daher keine IT-Systeme übernommen werden müssen.
IV. Fazit: Not yet there, but almost…
Schon jetzt zeigt sich, dass die fortschreitende Digitalisierung des M&A Prozesses verschiedene Vorteile mit sich gebracht hat: der Prozess kann schneller, effizienter und umfangreicher durchgeführt werden. Insbesondere ist hervorzuheben, dass der Datenschutz den aktuellen Entwicklungen nicht im Wege steht, sondern sie willkommen aufnimmt.
Dabei steckt der Digitalisierungsprozess nicht mehr am Anfang seiner Entwicklung fest; er ist im fortgeschrittenen bzw. fortschreitenden Stadium. Der internationale Blick verrät, dass die USA schon einen Vorsprung haben. Es bleibt auch mit Spannung zu erwarten, welche Möglichkeiten sich in der Zukunft durch KI ergeben werden. Jedenfalls ist es ratsam, neue Systeme und digitale Anwendungen für sich zu prüfen und anzuwenden. Dazu gibt es viele wirtschaftliche und juristische Gründe, die im Beitrag erläutert wurden.
