Wechseln Arbeitnehmer unterjährig zwischen Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigung, stellen sich in der Praxis regelmäßig u.a. folgende Fragen:
1. Vorfrage: Wie viele Urlaubstage stehen Arbeitnehmern zu?
- Nach § 3 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage jährlich (auf Basis einer sechs-Tage-Woche), das entspricht vier Wochen. Bei einer fünf-Tage-Woche beträgt der Urlaubsanspruch 20 Tage, bei einer vier-Tage-Woche 16 Tage, bei einer drei-Tage-Woche 12 Tage etc.
- Hinzu kommen ggf. vertragliche Urlaubsansprüche, die zusätzlich durch den Arbeitgeber gewährt werden. Für diese können gesonderte vertragliche Regelungen gelten.
2. Welche Auswirkungen hat ein Wechsel zwischen Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigung?
Bei einem unterjährigen Wechsel zwischen Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigungist der Urlaubsanspruch anzupassen, sofern sich die Anzahl der Arbeitstage pro Woche ändert (z.B. von einer fünf- auf eine vier-Tage-Woche). Bleibt die Anzahl der Arbeitstage pro Woche gleich, ändert sich die Anzahl der Urlaubstage nicht.
Das BAG nutzt zur Umrechnung die sog. „Jahresformel“. Für die Anwendung der Jahresformel ist zu ermitteln, an wie vielen Tagen im Jahr nach der jeweiligen Arbeitszeitvereinbarung eine Arbeitspflicht bestand bzw. besteht. Für ein Vierteljahr legt das BAG (in Anlehnung an § 11 Abs. 1 S. 1 BUrlG) 13 Wochen zugrunde.
Anzahl der Urlaubstage (bei einer fünf-Tage-Woche) × Anzahl der Arbeitstage im Jahr ÷ 260 (bei einer 5-Tage-Woche).
Beispiel: Ein Arbeitnehmer beginnt das Jahr in Teilzeit mit einer zwei-Tage-Woche und wechselt zum 1.4. in eine fünf-Tage-Woche. Würde er in Vollzeit (fünf-Tage-Woche) arbeiten, stünden ihm 20 Urlaubstage zu (= gesetzlicher Mindesturlaub). Unter Berücksichtigung der Teilzeittätigkeit stehen ihm 17 Urlaubstage zu. Im Einzelnen:
20 Urlaubstage × 221 Arbeitstage ÷ 260 = 17
Die 221 Tage mit Arbeitspflicht ergeben sich daraus, dass 13 Wochen lang eine Arbeitspflicht von zwei Tagen pro Woche besteht, also 26 Arbeitstage, und 39 Wochen eine Arbeitspflicht von fünf Tagen pro Woche, also 195 Arbeitstage.
Bei mehrfachem Wechsel der Anzahl der Arbeitstage pro Woche im Jahr ist der Umfang des Urlaubsanspruchs entsprechend mehrmals im Jahr anzupassen.
Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen steht die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage häufig erst am Jahresende fest. Die unterjährige Berechnung des Urlaubsanspruchs beruht daher zwangsläufig auf einer Prognose hinsichtlich der Anzahl der Wochenarbeitstage, die sich im weiteren Jahresverlauf als unzutreffend erweisen kann.
Als Daumenregel kann die Umrechnung in der Praxis auch durch Zerlegung des Urlaubsjahrs in verschiedene Zeitabschnitte erfolgen, die begrenzt werden durch den Stichtag bzw. die Stichtage, an dem bzw. an denen die Änderung der Anzahl der Arbeitstage pro Woche stattfindet.
Beispiel: Eine Arbeitnehmerin wechselt zum 1.6. von einer vier-Tage-Woche auf eine drei-Tage-Woche. Würde sie in Vollzeit (fünf-Tage-Woche) arbeiten, stünden ihr 30 Urlaubstage zu (20 gesetzliche und aufgrund arbeitsvertraglicher Regelung zusätzlich 10 weitere Urlaubstage). Unter Berücksichtigung der Teilzeittätigkeit stehen ihr 10 + 10,5 = 20,5 Urlaubstage zu. Im Einzelnen:
- Urlaubsanspruch für den Zeitraum vom 1.1. bis 31.5.:
30 Urlaubstage × 5/12 Monate × 4/5 Arbeitstage pro Woche = 10 Urlaubstage
- Urlaubsanspruch für den Zeitraum vom 1.6. bis 31.12.:
30 Urlaubstage × 7/12 Monate × 3/5 Arbeitstage pro Woche = 10,5 Urlaubstage
3. Werden Bruchteile von Urlaubstagen aufgerundet?
Ergeben sich bei der Umrechnung Bruchteile von Urlaubstagen, findet keine Aufrundung statt (jedenfalls nicht nach den gesetzlichen Vorschriften). Hintergrund ist, dass die Aufrundungsregel des § 5 Abs. 2 BUrlG sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nur auf Bruchteile von Teilurlaubsansprüchen nach § 5 Abs. 1 BUrlG erstreckt, nicht aber auf Bruchteile, die aus der Umrechnung nach § 3 Abs. 1 BUrlG bei unterjährigem Arbeitszeitwechsel entstehen.
4. Müssen Arbeitgeber die Anzahl der Urlaubstage aktiv kürzen?
Arbeitgeber müssen den Urlaub nicht aktiv kürzen oder eine entsprechende Erklärung gegenüber dem Arbeitnehmer abgeben. Die Anpassung des Urlaubsanspruchs an die geänderte Arbeitszeitverteilung ergibt sich unmittelbar aus der Berechnung nach § 3 Abs. 1 BUrlG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts.
Arbeitgeber sollten allerdings dafür sorgen, dass Wechsel zwischen Vollzeit und Teilzeit sowie Anpassungen der Anzahl der Arbeitstage pro Woche während der laufenden Teilzeittätigkeit, dokumentiert werden. Ebenso sollten natürlich die bereits genommenen und die noch offenen Urlaubstage dokumentiert und stets aktuell gehalten werden, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
5. Was passiert, wenn Arbeitnehmer bereits „zu viel“ Urlaub genommen haben?
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat den gesetzlichen Urlaubsanspruch (20 Tage bei einer fünf-Tage-Woche). Er beginnt das Jahr in Vollzeit mit einer fünf-Tage-Woche und wechselt zum 1.7. in eine drei-Tage-Woche. Ihm stehen für den Zeitraum vom 1.1. bis zum 30.6. 10 Urlaubstage zu und für den Zeitraum vom 1.7. bis 31.12. 6 Urlaubstage, insgesamt also 16 Urlaubstage.
In dieser Konstellation kann es vorkommen, dass der Arbeitnehmer seinen Jahresurlaub bereits vor dem Wechsel der Arbeitszeitverteilung vollständig verbraucht hat, etwa wenn er seine 20 Urlaubstage im April in Anspruch genommen hat. Gemessen an dem nach der neuen Arbeitszeitverteilung maßgeblichen Gesamtanspruch von 16 Tagen hat er rechnerisch vier Urlaubstage zu viel erhalten. Für eine Rückgewähr des Urlaubs durch Übertragung der „Minus-Urlaubstage“ ins nächste Kalenderjahr gibt es keine gesetzliche Grundlage. Auch eine Rückforderung zu viel gezahlten Urlaubsentgelts dürfte ausscheiden.
6. Wie kann ein Arbeitnehmer „monatelang“ Urlaub bekommen?
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat auf Basis einer fünf-Tage-Woche einen Urlaubsanspruch von 30 Urlaubstagen (20 gesetzliche und 10 vertragliche). Er beginnt das Jahr in Vollzeit mit einer fünf-Tage-Woche und wechselt zum 1.10. in eine zwei-Tage-Woche. Ihm stehen für den Zeitraum vom 1.1. bis 30.9. 22,5 Urlaubstage und für den Zeitraum vom 1.10. bis 31.12. weitere 3 Urlaubstage zu, insgesamt somit 25,5 Urlaubstage.
Hat der Arbeitnehmer seine in der Vollzeitphase erarbeiteten Urlaubstage bis zum Wechsel noch nicht oder nicht vollständig verbraucht, kann er diese ab Oktober geltend machen. Da er ab diesem Zeitpunkt nur noch zwei Tage pro Woche arbeitet, streckt sich der Urlaub über mehrere Monate.
Dies sollten Arbeitgeber im Blick haben, insbesondere wenn sie eine starke Herabsetzung der Anzahl der Arbeitstage gewähren. Dieser Effekt kann auch gezielt genutzt werden, um beispielsweise eine Elternzeit durch Einsatz von Urlaubstagen zu „verlängern“.
Berechnung der Anzahl der Urlaubstagebei Wechsel zwischen Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigung
Wechseln Arbeitnehmer unterjährig zwischen Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigung, stellen sich in der Praxis regelmäßig u.a. folgende Fragen:
1. Vorfrage: Wie viele Urlaubstage stehen Arbeitnehmern zu?
- Nach § 3 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage jährlich (auf Basis einer sechs-Tage-Woche), das entspricht vier Wochen. Bei einer fünf-Tage-Woche beträgt der Urlaubsanspruch 20 Tage, bei einer vier-Tage-Woche 16 Tage, bei einer drei-Tage-Woche 12 Tage etc.
- Hinzu kommen ggf. vertragliche Urlaubsansprüche, die zusätzlich durch den Arbeitgeber gewährt werden. Für diese können gesonderte vertragliche Regelungen gelten.
2. Welche Auswirkungen hat ein Wechsel zwischen Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigung?
Bei einem unterjährigen Wechsel zwischen Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigungist der Urlaubsanspruch anzupassen, sofern sich die Anzahl der Arbeitstage pro Woche ändert (z.B. von einer fünf- auf eine vier-Tage-Woche). Bleibt die Anzahl der Arbeitstage pro Woche gleich, ändert sich die Anzahl der Urlaubstage nicht.
Das BAG nutzt zur Umrechnung die sog. „Jahresformel“. Für die Anwendung der Jahresformel ist zu ermitteln, an wie vielen Tagen im Jahr nach der jeweiligen Arbeitszeitvereinbarung eine Arbeitspflicht bestand bzw. besteht. Für ein Vierteljahr legt das BAG (in Anlehnung an § 11 Abs. 1 S. 1 BUrlG) 13 Wochen zugrunde.
Anzahl der Urlaubstage (bei einer fünf-Tage-Woche) × Anzahl der Arbeitstage im Jahr ÷ 260 (bei einer 5-Tage-Woche).
Beispiel: Ein Arbeitnehmer beginnt das Jahr in Teilzeit mit einer zwei-Tage-Woche und wechselt zum 1.4. in eine fünf-Tage-Woche. Würde er in Vollzeit (fünf-Tage-Woche) arbeiten, stünden ihm 20 Urlaubstage zu (= gesetzlicher Mindesturlaub). Unter Berücksichtigung der Teilzeittätigkeit stehen ihm 17 Urlaubstage zu. Im Einzelnen:
20 Urlaubstage × 221 Arbeitstage ÷ 260 = 17
Die 221 Tage mit Arbeitspflicht ergeben sich daraus, dass 13 Wochen lang eine Arbeitspflicht von zwei Tagen pro Woche besteht, also 26 Arbeitstage, und 39 Wochen eine Arbeitspflicht von fünf Tagen pro Woche, also 195 Arbeitstage.
Bei mehrfachem Wechsel der Anzahl der Arbeitstage pro Woche im Jahr ist der Umfang des Urlaubsanspruchs entsprechend mehrmals im Jahr anzupassen.
Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen steht die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage häufig erst am Jahresende fest. Die unterjährige Berechnung des Urlaubsanspruchs beruht daher zwangsläufig auf einer Prognose hinsichtlich der Anzahl der Wochenarbeitstage, die sich im weiteren Jahresverlauf als unzutreffend erweisen kann.
Als Daumenregel kann die Umrechnung in der Praxis auch durch Zerlegung des Urlaubsjahrs in verschiedene Zeitabschnitte erfolgen, die begrenzt werden durch den Stichtag bzw. die Stichtage, an dem bzw. an denen die Änderung der Anzahl der Arbeitstage pro Woche stattfindet.
Beispiel: Eine Arbeitnehmerin wechselt zum 1.6. von einer vier-Tage-Woche auf eine drei-Tage-Woche. Würde sie in Vollzeit (fünf-Tage-Woche) arbeiten, stünden ihr 30 Urlaubstage zu (20 gesetzliche und aufgrund arbeitsvertraglicher Regelung zusätzlich 10 weitere Urlaubstage). Unter Berücksichtigung der Teilzeittätigkeit stehen ihr 10 + 10,5 = 20,5 Urlaubstage zu. Im Einzelnen:
- Urlaubsanspruch für den Zeitraum vom 1.1. bis 31.5.:
30 Urlaubstage × 5/12 Monate × 4/5 Arbeitstage pro Woche = 10 Urlaubstage
- Urlaubsanspruch für den Zeitraum vom 1.6. bis 31.12.:
30 Urlaubstage × 7/12 Monate × 3/5 Arbeitstage pro Woche = 10,5 Urlaubstage
3. Werden Bruchteile von Urlaubstagen aufgerundet?
Ergeben sich bei der Umrechnung Bruchteile von Urlaubstagen, findet keine Aufrundung statt (jedenfalls nicht nach den gesetzlichen Vorschriften). Hintergrund ist, dass die Aufrundungsregel des § 5 Abs. 2 BUrlG sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nur auf Bruchteile von Teilurlaubsansprüchen nach § 5 Abs. 1 BUrlG erstreckt, nicht aber auf Bruchteile, die aus der Umrechnung nach § 3 Abs. 1 BUrlG bei unterjährigem Arbeitszeitwechsel entstehen.
4. Müssen Arbeitgeber die Anzahl der Urlaubstage aktiv kürzen?
Arbeitgeber müssen den Urlaub nicht aktiv kürzen oder eine entsprechende Erklärung gegenüber dem Arbeitnehmer abgeben. Die Anpassung des Urlaubsanspruchs an die geänderte Arbeitszeitverteilung ergibt sich unmittelbar aus der Berechnung nach § 3 Abs. 1 BUrlG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts.
Arbeitgeber sollten allerdings dafür sorgen, dass Wechsel zwischen Vollzeit und Teilzeit sowie Anpassungen der Anzahl der Arbeitstage pro Woche während der laufenden Teilzeittätigkeit, dokumentiert werden. Ebenso sollten natürlich die bereits genommenen und die noch offenen Urlaubstage dokumentiert und stets aktuell gehalten werden, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
5. Was passiert, wenn Arbeitnehmer bereits „zu viel“ Urlaub genommen haben?
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat den gesetzlichen Urlaubsanspruch (20 Tage bei einer fünf-Tage-Woche). Er beginnt das Jahr in Vollzeit mit einer fünf-Tage-Woche und wechselt zum 1.7. in eine drei-Tage-Woche. Ihm stehen für den Zeitraum vom 1.1. bis zum 30.6. 10 Urlaubstage zu und für den Zeitraum vom 1.7. bis 31.12. 6 Urlaubstage, insgesamt also 16 Urlaubstage.
In dieser Konstellation kann es vorkommen, dass der Arbeitnehmer seinen Jahresurlaub bereits vor dem Wechsel der Arbeitszeitverteilung vollständig verbraucht hat, etwa wenn er seine 20 Urlaubstage im April in Anspruch genommen hat. Gemessen an dem nach der neuen Arbeitszeitverteilung maßgeblichen Gesamtanspruch von 16 Tagen hat er rechnerisch vier Urlaubstage zu viel erhalten. Für eine Rückgewähr des Urlaubs durch Übertragung der „Minus-Urlaubstage“ ins nächste Kalenderjahr gibt es keine gesetzliche Grundlage. Auch eine Rückforderung zu viel gezahlten Urlaubsentgelts dürfte ausscheiden.
6. Wie kann ein Arbeitnehmer „monatelang“ Urlaub bekommen?
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat auf Basis einer fünf-Tage-Woche einen Urlaubsanspruch von 30 Urlaubstagen (20 gesetzliche und 10 vertragliche). Er beginnt das Jahr in Vollzeit mit einer fünf-Tage-Woche und wechselt zum 1.10. in eine zwei-Tage-Woche. Ihm stehen für den Zeitraum vom 1.1. bis 30.9. 22,5 Urlaubstage und für den Zeitraum vom 1.10. bis 31.12. weitere 3 Urlaubstage zu, insgesamt somit 25,5 Urlaubstage.
Hat der Arbeitnehmer seine in der Vollzeitphase erarbeiteten Urlaubstage bis zum Wechsel noch nicht oder nicht vollständig verbraucht, kann er diese ab Oktober geltend machen. Da er ab diesem Zeitpunkt nur noch zwei Tage pro Woche arbeitet, streckt sich der Urlaub über mehrere Monate.
Dies sollten Arbeitgeber im Blick haben, insbesondere wenn sie eine starke Herabsetzung der Anzahl der Arbeitstage gewähren. Dieser Effekt kann auch gezielt genutzt werden, um beispielsweise eine Elternzeit durch Einsatz von Urlaubstagen zu „verlängern“.
