Bundesarbeitsgericht v. 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24

Fakten

Die Arbeitnehmerin verlangte klageweise die Ausstellung von Entgeltabrechnungen in Papierform. Die Arbeitgeberin hatte zuvor über ihr Personalabrechnungssystem ein digitales Mitarbeiterpostfach eingerichtet, auf dem sie die Entgeltabrechnungen jeweils digital zur Verfügung stellte. Der Zugriff war durch Anmeldung mit einem Benutzernamen und einem persönlichen Passwort möglich. Die Einrichtung des digitalen Mitarbeiterpostfachs geschah auf Grundlage einer Konzernbetriebsvereinbarung, die vorsah, dass die Entgeltabrechnungen nach einer Übergangsfrist nicht mehr in Papierform an die Arbeitnehmer versendet werden.

Entscheidung

Das BAG hält das Zur-Verfügung-Stellen der Entgeltabrechnungen in dem digitalen Postfach im entschiedenen Fall für zulässig.

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, dem Arbeitnehmer Entgeltabrechnungen mit einigen Mindestangaben zur Verfügung zu stellen. Dies resultiert aus § 108 GewO. Zur Erfüllung dieser Pflicht hält das BAG es jedoch nicht für erforderlich, dass Entgeltabrechnungen Arbeitnehmern in Schrift- oder Textform zugehen müssen. Vielmehr ist es ausreichend, wenn Arbeitnehmer digital auf ein Mitarbeiterpostfach zugreifen und sich die Entgeltabrechnungen herunterladen und ausdrucken können. Notwendig ist jedoch, dass dieses Mitarbeiterpostfach mittels Eingabe eines Benutzernamens und Passwortes gesichert ist und der Arbeitgeber nicht im Nachhinein auf die hochgeladenen Entgeltabrechnungen zugreifen und diese ändern kann.

Bei dem Einsatz eines solchen digitalen Mitarbeiterpostfaches handelt es sich um eine technische Einrichtung, deren Einführung dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates unterliegt. Treffen Arbeitgeber und Betriebsrat hierüber eine Betriebsvereinbarung ist diese jedenfalls dann wirksam, wenn vorgesehen ist, dass Arbeitnehmer ohne eigene private IT-Infrastruktur die Möglichkeit zum Zugriff und zur Nutzung haben.

Folgen der Entscheidung

Mit dieser Entscheidung schafft das BAG im Hinblick auf die Zur-Verfügung-Stellung von Entgeltabrechnungen nunmehr Rechtssicherheit.

Das BAG sichert so – die bereits vollkommen übliche – digitale Übermittlung von Entgeltabrechnungen und gibt dem Arbeitgeber eine Prozessvereinfachung an die Hand, sodass der physische oder digitale Versand von Entgeltabrechnungen obsolet wird.

Demgegenüber hält das BAG aber auch fest, dass die Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfaches – selbst wenn dies auf einer bereits existierenden Personalabrechnungssoftware geschieht – zwingend mitbestimmungspflichtig ist. Dabei muss darauf geachtet werden, dass für den „nicht-digitalen“ Arbeitnehmer die Möglichkeit besteht, die Entgeltabrechnungen bspw. über einen im Betrieb zur Verfügung stehenden Computer einzusehen und auszudrucken.

Hinweise für die Praxis

Um Streitigkeiten um die Entgeltabrechnungen zu vermeiden, kann es sich empfehlen, den Arbeitnehmern im Vorfeld der Einführung des digitalen Mitarbeiterpostfaches eine umfassende und leicht verständliche Erklärung zur Verwendung des Postfaches zur Verfügung zu stellen. Dies sollte insbesondere bei solchen Arbeitnehmern beachtet werden, die ihre Arbeitsleistung vornehmlich im operativen Bereich und damit nicht an einem Computerarbeitsplatz erbringen.

Will der Arbeitgeber nun also die Ausgabe der Entgeltabrechnungen digitalisieren, empfiehlt es sich, hierzu frühzeitig in die Abstimmung mit dem Betriebsrat zu gehen und etwaigen Konflikten mit dem Betriebsrat durch die Verhandlung einer Betriebsvereinbarung vorzubeugen.