Für die Durchführung der Betriebsratswahl werden personenbezogene Daten einer Vielzahl von Beschäftigten benötigt und verarbeitet – etwa zur Erstellung der Wählerliste, zur Versendung der Wahlunterlagen oder für die Veröffentlichung von Vorschlagslisten. Daher müssen Arbeitgeber und Wahlvorstand konsequent auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben achten.

In der Praxis stellen sich daher zentrale Fragen:

• Welche personenbezogenen Daten darf der Arbeitgeber an den Wahlvorstand übermitteln – und wozu ist er verpflichtet?

• Wie sind diese Daten zu schützen?

• Welche Informationen dürfen öffentlich – etwa im Betrieb – ausgehängt werden?

• Wie lange dürfen die Daten gespeichert werden?

Der Beitrag gibt einen Überblick über die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Arbeitgeber und die Verarbeitungspflichten des Wahlvorstands und zeigt die wesentlichen Herausforderungen sowie praktische Empfehlungen auf.

Datenschutzpflichten des Arbeitgebers bei der Datenweitergabe

Der Arbeitgeber ist nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten und hat damit bei der Weitergabe personenbezogener Daten an den Wahlvorstand die zentralen Anforderungen der DSGVO zu beachten. Nach Art. 13 DSGVO ist er verpflichtet, sowohl die betroffenen Beschäftigten als auch den Wahlvorstand vorab darüber zu informieren, welche Daten zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet werden und wie lange eine Speicherung vorgesehen ist. Darüber hinaus verlangt Art. 32 DSGVO, dass der Arbeitgeber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreift, um die Daten vor dem Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen. In der Praxis bietet sich etwa die Übermittlung über verschlüsselte Dateien oder passwortgeschützte Datenträger an. Die gewählten Schutzmaßnahmen sollten dokumentiert werden, damit ihre Angemessenheit nachvollziehbar bleibt. Schließlich ist die Datenweitergabe als eigene Verarbeitungstätigkeit in das Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO aufzunehmen.

Rechtsgrundlagen zur Herausgabe der Daten

Die Verpflichtung zur Herausgabe der Daten ergibt sich aus § 2 Abs. 2 Satz 1 Wahlordnung (WO) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrVG. Datenschutzrechtlich erfolgt die Weitergabe auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, da der Arbeitgeber eine gesetzliche Pflicht erfüllt. Dies folgt zudem aus der allgemeinen Pflicht des Arbeitgebers, die organisatorischen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Wahl zu schaffen und die Kosten der Wahl nach § 20 Abs. 3 Satz 1 BetrVG zu tragen.

Welche Beschäftigtendaten muss der Arbeitgeber bereitstellen?

Arbeitgeber sind verpflichtet, dem Wahlvorstand sämtliche Daten zur Verfügung zu stellen, die für die Erstellung der Wählerliste erforderlich sind. Nach der Entscheidung des LAG Mecklenburg-Vorpommern vom 21. Februar 2018 (3 TaBVGa 1/18) gehören hierzu der vollständige Name, das Geburtsdatum und das Geschlecht der Beschäftigten. Das LAG Berlin-Brandenburg hat diese Pflicht in seinem Beschluss vom 21. April 2023 (26 TaBVGa 436/23) erweitert und klargestellt, dass auch die dienstliche E-Mail-Adresse sowie die Privatanschrift herauszugeben sind, ohne dass der Wahlvorstand jede Information einzeln anfordern muss. Diese Daten werden benötigt, damit der Wahlvorstand seiner Pflicht aus § 24 WO nachkommen kann, Wahlunterlagen auszuhändigen oder zu übermitteln.

Risiken und Ausnahmefälle der Datenverweigerung

Verweigert der Arbeitgeber die Herausgabe der erforderlichen Daten, kann dies eine unzulässige Wahlbehinderung darstellen und im Einzelfall sogar strafrechtliche Konsequenzen haben. Nur ausnahmsweise kann eine Verweigerung zulässig sein, etwa wenn die Wahl voraussichtlich nichtig wäre, wie das LAG Mecklenburg-Vorpommern entschieden hat. Solche Ausnahmefälle sind jedoch eng auszulegen und in der Praxis selten.

Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Betriebsrat

Auch der Wahlvorstand verarbeitet personenbezogene Daten der Beschäftigten – insbesondere im Rahmen der Wählerliste und der Vorschlagslisten. Für die Wählerliste gilt nach § 2 Abs. 4 Satz 2 WO, dass das Geburtsdatum in dem Abdruck, der im Betrieb zur Einsichtnahme ausgelegt wird, nicht enthalten sein darf. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 30. Juni 2021 (7 ABR 24/20) bestätigt diese Einschränkung. Die betriebsöffentliche Aushängung der Vorschlagslisten ist nur zulässig, wenn die Wahlbewerber zuvor (gegenüber dem Wahlvorstand) zugestimmt haben, § 6 Abs. 3 Satz 2 WO. Diese Veröffentlichung stützt sich datenschutzrechtlich auf die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zudem hat der Wahlvorstand sicherzustellen, dass die Daten ausschließlich zur Durchführung der Wahl verwendet und nach Wegfall des Zwecks unverzüglich gelöscht werden.

Praxistipps für Arbeitgeber:

• Arbeitgeber sollten frühzeitig sicherstellen, dass sie alle für die Betriebsratswahl erforderlichen personenbezogenen Daten der Beschäftigten – insbesondere Name, Geburtsdatum, Geschlecht, dienstliche E-Mail-Adresse und Privatanschrift – korrekt erfassen und dem Wahlvorstand zur Verfügung stellen.

• Dabei empfiehlt es sich, die Datenübermittlung so datenschutzkonform wie möglich zu gestalten, etwa durch verschlüsselte Dateien oder passwortgeschützte Datenträger.

• Vor der Weitergabe sollten die Beschäftigten und der Wahlvorstand klar über Zweck, Umfang und Dauer der Datenverarbeitung informiert werden, um den Anforderungen von Art. 13 DSGVO gerecht zu werden. Dies kann z.B. auch über eine Beschäftigtendatenschutzerklärung erfolgen, die durch Arbeitgeber üblicherweise vorgehalten werden.

• Arbeitgeber sollten zudem Dokumentation und Verarbeitungsverzeichnis gemäß Art. 30 DSGVO pflegen, um die Datenschutzmaßnahmen nachweisen zu können. Dies betrifft die oben genannten Aspekte, aber auch Rechtsgrundlagen einzelner Verarbeitungstätigkeiten, konkrete Löschfristen und Zugriffs- und Berechtigungskonzepte hinsichtlich der relevanten Daten.

• Eine Verweigerung der Datenbereitstellung ist nur in Ausnahmefällen zulässig, etwa wenn die Wahl voraussichtlich nichtig wäre. Andernfalls besteht die Gefahr einer Wahlbehinderung oder sogar strafrechtlicher Konsequenzen.

Praxistipps für die Zusammenarbeit mit dem Wahlvorstand:

• Daten ausschließlich für die Wahlzwecke bereitstellen.

• Für die Veröffentlichung von Vorschlagslisten schriftliche Einwilligungen der Bewerber einholen.

• Nach Abschluss der Wahl nicht mehr benötigte Daten unverzüglich löschen. Wahlunterlagen müssen jedoch evtl. für die mögliche Überprüfung von Wahlen oder Wahlanfechtungsverfahren aufbewahrt werden. Hierfür gilt es explizite Lösch- und Aufbewahrungsfristen zu definieren.